Você já teve aquela sensação, num final de dia, de que trabalhou demais e parece que não fez nada?
Ou, talvez, percebeu que enrolou durante o dia e deixou muitas coisas para depois?
Bem, você não está sozinho. Você pertence a um grupo que confunde estar ocupado com ser produtivo. Nem sempre isso é verdade.
O outro grupo é dos procrastinadores.
Eu vou te dar algumas dicas importantes para você ser mais eficaz em cuidar de como usa seu tempo.
Olha, ser produtivo, não é trabalhar 16 ou 18 horas por dia. Isso só vai minar sua qualidade de vida e trazer problemas de gestão e para sua saúde.
Qual o conceito de ser produtivo?
Existe uma escola que diz que devemos classificar nossas atividades em importantes, urgentes e circunstanciais. Essa é a escola da Tríade do Tempo, um conceito proposto pelo escritor Christian Barbosa.
Já o famoso best seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes escrito por Stephen Covey, propõe quatro quadrantes, ou seja, Urgente e Importante, Importante e Não Urgente, Não Importante e Urgente e Não Importante e Não Urgente.
Eu, particularmente, prefiro a segunda proposta.
Mas, não importa qual você use, é fundamental que você se organize para ser produtivo, que você possa dimensionar seu tempo e saber se ele foi empregado em tarefas importantes do seu negócio. E, claro, existem atividades Urgentes que podem ser classificadas também como Importantes. Para se concentrar nas coisas importantes e ser produtivo, você deve:
1) Verificar o valor daquela atividade para o crescimento de sua empresa;
2) Utilizar os melhores recursos disponíveis para aquela atividade;
3) Dedicar tempo suficiente para aquela atividade;
4) Ter bons hábitos.
Pense também no seguinte: ESTAR ocupado é diferente de SER ocupado.
A pessoa produtiva poderá ESTAR ocupada com alguma tarefa importante em determinado momento.
Já, quando alguém diz: Eu SOU muito ocupado, costuma também dizer que não tem tempo para nada. Essa é a pessoa que finaliza o dia e depois percebe que esteve, sim, ocupada, só que em tarefas que poderiam ter sido delegadas.
Para deixar de ser ocupado faça o seguinte:
1) Cuide de sua agenda. Concentre-se em assuntos estratégicos que contribuem para o crescimento de sua empresa;
2) Cuide de sua mente. Saiba os momentos certos para o lazer e descontração.
3) Cuide de seu corpo. Boa alimentação e exercícios físicos contribuirão muito. Se você não achar tempo para cuidar de sua saúde, precisará encontrar tempo para cuidar da doença.
Bem, e o que dizer da procrastinação? Procrastinar é deixar uma tarefa para depois, e depois, e depois. Essa tarefa poderá não ser realizada o que pode resultar em prejuízos, ou ela se transformará em urgência e aí é aquela correria.
O que você deve fazer se for um procrastinador?
1) Buscar autoconhecimento; e,
2) Promover mudança de hábitos.
Para autoconhecer-se, você deve fazer o seguinte:
1) Quando você estiver em seu ambiente de trabalho, anote num papel todas as vezes que você pensou em deixar para depois uma determinada tarefa. Descreva o cenário e o momento em que você estava quando aconteceu. Faça esse estudo por uma semana.
2) Depois, estabeleça um sinal, um toque para que você diga “ao seu cérebro” que você não deseja mais procrastinar. Eu aprendi uma dica legal com um cliente. Você terá que fazer algum investimento. Um elástico. Sempre que você pensar em procrastinar, puxe o elástico para te causar dor. O cérebro associará procrastinação com dor. Detalhe: esse exercício serve para qualquer outra coisa que você quer deixar de fazer.
3) Em contra partida, ao realizar aquela tarefa, dê-se um presente. Um doce que você goste, uma bebida ou outra coisa. Isso fará o efeito contrário no cérebro. Tarefa cumprida, satisfação garantida.
4) Faça esse exercício por várias semanas até que se torne um hábito.
Uma palavra final: Toda e qualquer mudança para melhorar a gestão do seu tempo e por consequência da sua equipe, deve começar com reflexão, continuar com a tomada de decisão e finalizar com a ação.
Não seja ocupado, e nem procrastinador. Seja produtivo!